Câmara conclui implantação de Projeto de gestão de Arquivos e documentos

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Câmara conclui implantação de Projeto de gestão de Arquivos e documentos

Câmara conclui implantação de Projeto de gestão de Arquivos e documentos

Trabalho desenvolvido pela primeira vez visa valorizar a memória documental

Foi apresentado nessa quinta-feira (29/05) a conclusão de um trabalho realizado no Arquivo da Câmara Municipal de Itaúna. O encontro foi realizado no Plenário da Câmara com a presença de vereadores e colaboradores do Executivo e Legislativo, além de representantes da empresa Organização Eficaz de Arquivos.

Foram mostrados os passos percorridos para se montar o atual arquivo corrente, intermediário e permanente. Além de mostrar algumas das próximas etapas para que o serviço feito seja mantido e continuado, como é o caso da padronização de arquivos, implantação de sistema informatizado e manutenção constante do acervo documental.

Durante 10 meses foi desenvolvido pela empresa contratada e pelos servidores do Legislativo Itaunense, uma série de procedimentos visando a recuperação e melhor conservação de todo o material existente no patrimônio documental da instituição. Ao longo desse tempo foi desenvolvida a Tabela de Temporalidade, os Procedimentos para Descarte consciente e a aplicação da metodologia arquivística.

O Presidente da Câmara Alex Artur lembrou dos investimentos pessoais e financeiros para a conclusão desse trabalho e agradeceu o apoio dos vereadores e servidores. Alex também ressaltou a responsabilidade da Câmara em manter a história do Município través de seus documentos sugeriu aos servidores da Prefeitura, convidados para a apresentação, a ideia de desenvolver esse trabalho junto ao Executivo, como forma de preservação da memória de nosso Município.

O vereador Édio Gonçalves parabenizou o Presidente Alex Artur, pela sequência no trabalho realizado, gerando maior segurança ao patrimônio público documental. Para o vereador Giordane Alberto cuidar do arquivo da Câmara é uma forma de facilitar o trabalho dos servidores, o que merece investimentos.

O ex-presidente da Câmara Municipal de Itaúna e atual Assessor de Gabinete, Walter Corradi, classificou esse trabalho como um sonho realizado. Ele lembrou que na época em que foi Presidente já havia essa necessidade, mas não foi possível supri-la.

Para Cida Alves, coordenadora de Projetos da empresa contrata para realizar os serviços, a recuperação de documentos e o acesso eficiente Í s informações são alguns dos pontos principais do projeto. Ela ressaltou que “o arquivo é um processo vivo que precisa ser mantido” e lembrou a necessidade de haver grande consciência na utilização desse setor. Cida lembra que a Gestão Documental permite e facilita a localização e recuperação dos documentos e da informação com o controle de todos os seus processos de produção, recebimento, organização, guarda, tramitação e recuperação.

A iniciativa da Câmara em melhorar os procedimentos relacionados ao arquivo gerou maior agilidade e praticidade ao lidar com documentos, sejam eles recebidos ou gerados pelo Legislativo Municipal.